Google Workspace Dinamik Gruplar Nedir ve Nasıl Oluşturulur?

Büyük bir okulda veya kurumda kullanıcı gruplarını (Örn: "Tüm Öğretmenler", "12. Sınıf Öğrencileri") manuel olarak yönetmek büyük bir zaman kaybıdır. Bir öğretmen işten ayrıldığında veya yeni bir öğrenci geldiğinde, ilgili grupları tek tek güncellemek hata yapmaya açıktır.

cloudedutech.com

İşte bu noktada Dinamik Gruplar (Dynamic Groups) devreye girer.

Dinamik Gruplar Nedir?

Dinamik Gruplar; kullanıcıları "Departman", "Unvan", "Bina" veya "Şube" gibi belirli özelliklerine (attributes) göre otomatik olarak gruplayan akıllı listelerdir. Siz sadece kuralı belirlersiniz, Google Workspace gerisini halleder.

Faydaları Nelerdir?

• Otomasyon: Yeni bir kullanıcı eklendiğinde, kriterlere uyuyorsa otomatik olarak gruba dahil olur.
• Hata Azaltma: Manuel ekleme/çıkarma unutkanlıklarını ortadan kaldırır.
• Güvenlik: İşten ayrılan bir personelin hesabı silindiğinde veya departmanı değiştiğinde, eski grubundaki yetkileri otomatik olarak düşer.

Adım Adım Dinamik Grup Oluşturma

Bu işlemi yapabilmek için Google Workspace Admin Console'a yönetici yetkisi ile giriş yapmalısınız.

1. Google Admin Console'da Directory (Dizin) > Groups (Gruplar) menüsüne gidin.
2. Create group (Grup oluştur) butonuna tıklayın.
3. Grup adını (Örn: all-teachers@okul.com) ve açıklamasını girin.
4. İleri dedikten sonra grup türü olarak Dynamic (Dinamik) seçeneğini işaretleyin. (Bu seçenek sadece desteklenen lisanslarda görünür: Education Plus, Enterprise vb.)
5. Sorgu Oluşturun (Define membership query):
   Karmaşık kodlar yazmanıza gerek yok. Aşağıdaki görselde olduğu gibi Koşul (Condition) menüsünden seçim yaparak ilerleyebilirsiniz.
   
   
   Örneğin öğretmenleri seçmek için: User details > Title > Equals > Öğretmen seçimlerini sırasıyla yapmanız yeterlidir.
6. CREATE DYNAMIC GROUP butonuna basarak işlemi tamamlayın.

Artık "Unvanı" öğretmen olan herkes bu gruba otomatik olarak eklenecek. Bir sonraki yazımızda bu grupları kullanarak nasıl uygulama dağıtacağınızı anlatacağız.